نوع مقاله: مقاله ترویجی

نویسندگان

1 پژوهشکده توسعه تکنولوژی

2 دانشگاه تربیت مدرس

چکیده

نتیجه اندیشه‏ها، فعالیت‌ها و اقدامات انجام شده در هر سازمان به صورت اسناد و مدارک و با صرف وقت و هزینه‌های فراوان فراهم می‌آیند. این اسناد و مدارک حاوی اطلاعات و تجربیات گرانبهایی است که در تعالی اهداف سازمانی نقش مهمی دارند و یکی از ابزارهای مهم مدیریت در تهیه برنامه‌ها و تصمیم‏گیری ها محسوب می‌شوند. بنابراین نگهداری و مدیریت صحیح آنها از دغدغه‏های اصلی هر سازمان به شمار می‌آید. در این مقاله، پس از بررسی ادبیات مدیریت دانش، اهمیت کدبندی و ذخیره دانش در سازمان ها تشریح شده و سپس با مطالعه سیستمهای مدیریت دانش، سیستم های مدیریت اسناد بعنوان بخشی از سیستم مدیریت دانش در سازمان که وظیفه اکتساب، سازماندهی و اشتراک دانش در سازمان را بر عهده دارند، معرفی می‏شود. در ادامه به تشریح روشی گام به گام جهت طراحی و پیاده سازی سیستم مدیریت الکترونیکی اسناد در سازمان‌ها پرداخته خواهد شد. از ویژگی‌های روش پیشنهادی می‌توان به طبقه بندی اسناد بر اساس ساختارهای درختی متفاوت مانند ساختار سازمانی، نوع اسناد و ماهیت پروژه‌ها اشاره نمود. همچنین در روش پیشنهادی الگویی کارآمد جهت کد گذاری اسناد فنی ارائه گردیده است. نتایج حاصل از پیاده‌سازی شیوه معرفی شده در معاونت مهندسی و توسعه شرکت آب و فاضلاب استان البرز حکایت از کارایی این روش دارد.

کلیدواژه‌ها

موضوعات

عنوان مقاله [English]

Electronic document management system (EDMS); Explicit knowledge management tools

چکیده [English]

In any organization, by spending much time and money, the results of thoughts, activities, and actions are obtained in form of documents. These documents contain valuable information and experiences which have important role in elevating the organizational goals, and are considered as one of the important management tools in preparing administrative programs and decisions. Therefore, the main concern of any organization is to maintain and manage its documents properly. In this article, we describe a step by step method for designing and implementing an electronic management system of the organizations' documents. The documents' classification based on different tree structures, such as organizational structure, document type, and the nature of the projects, is among the characteristics of the proposed method. In order to code the technical documents, an efficient pattern is also presented. The obtained results from implementing the mentioned method in Assistant Engineering and Development of Alborz Province Water & Wastewater Company are an indication of its efficiency.

کلیدواژه‌ها [English]

  • Document electronic management system
  • knowledge management
  • Explicit Knowledge
  • documents coding
  • tree structure